FERPA在尤蒂卡
家庭教育权和隐私权法案 (ferpa) (20 u.S.C. § 1232g; 34 CFR Part 99) is a Federal law that protects the privacy of the student education records.
FERPA 适用于所有接受美国政府资助项目资助的学校.S. 教育部.
FERPA的本质是赋予学生查阅其教育记录的权利,并保护这些记录的隐私. 利记sbo完全遵守家庭教育权利和隐私法及其实施条例, 每一项都经过修订(统称为FERPA),并符合美国大学注册和招生官员协会(AACRAO)推荐的指导方针。. 本网站提供FERPA的一般信息, 解答学生经常问的问题, 父母, 教师, 和工作人员.
维护学生档案的机密性是尤蒂卡每个人的责任.
利记sbo可以自行决定释放, 未经学生书面同意, 根据1974年《利记sbo》(FERPA)的规定,这些项目被指定为“目录信息”。. 目录信息被定义为包含在学生教育记录中的信息,如果披露,通常不会被视为有害或侵犯隐私. 利记sbo的指定目录信息包括但不限于以下内容:
- 学生的名字
- 本地地址/校园住址/电话号码
- 永久地址/电话号码
- 电话号码
- 电子邮件地址
- 出生日期和地点
- 家乡
- 获得的学位和奖项及日期
- 出席日期(现时及过往)
- 全日制或非全日制注册状态
- 参加官方认可的活动/体育项目
- 运动员的体重/身高
- 最近就读的教育机构
- 主修领域
- 学术水平
- 居留权
- 照片
目录信息可以在没有学生书面同意的情况下发布,除非学生提交了 FERPA同意表格. 如果学生的社会安全号码或其他非目录信息单独使用或与其他数据元素结合使用以识别学生,Utica大学可能不会在未经学生书面同意的情况下披露或确认目录信息.
披露个人身份信息不需要事先同意:
- 对学生有“合法教育利益”的“学校官员”. 在一般情况下, 如果学校官员为了履行他或她对学校的职业责任而需要审查教育记录,那么他/她就有“合法的教育利益”. 档案只能在正式的教育业务范围内使用.
- 学生寻求或打算注册的另一所学校.
- 联邦, 状态, 和地方当局涉及审计或评估遵守教育计划.
- 与经济援助有关(如管理或继续援助).
- 为或代表教育机构进行研究的个人或组织.
- 地区或专业认证机构.
- 给受抚养学生的父母, 如果家长已经向注册办公室提供证据,证明他们在最近的联邦所得税表(1040表)上宣布学生是受抚养人.
- 回应合法发出的法庭命令或传票(通常由司法常务官处理), 财务主管, 其他正式档案保管人及/或法律顾问)
- 如果信息的发布是必要的,以保护学生或其他个人的健康或安全.
- 如果披露是纪律听证会的结果,其中学生是暴力犯罪或非强制性犯罪的肇事者. 在这种例外情况下,信息可以发布给任何人,包括媒体. 有关受害者或证人的任何信息都不得公布.
- 致有吸毒或酗酒行为的21岁以下学生的父母.
学生的FERPA权利从他或她在尤蒂卡的注册出勤率开始. 不必亲自出席,例如函授和远程学习课程. 被拒绝入学或被录取但从未参加的申请人不受FERPA的保护. 只要学生还活着,FERPA的权利就没有终点. FERPA授予学生四项主要权利:
- 在本政策允许的情况下,有权审查和检查任何教育记录. 这样做, 他们必须以书面形式向他们希望查阅的档案负责人提出请求. 请求通常会在收到请求时予以兑现, 如果有工作人员, 但无论如何不得迟于提出请求后45天. 学生有权查阅档案中的所有资料,除非他们放弃查阅的权利. 他们有权获得其记录的任何部分的副本, 他们需要的第一页收费1美元,每增加一页收费10美分, 除了成绩单, 哪些文件每份收费5元,电子每份收费4元. 大学保留拒绝允许学生查看以下记录的权利:
- 包含多个学生信息的记录. 学生只能查阅与自己有关的资料.
- 学生父母的财务记录.
- 学生放弃检查和审查权利的保密信件和推荐声明.
- 如果申请被拒绝,则与申请进入大学或尤蒂卡组成单位有关的记录.
- 那些被排除在FERPA教育记录定义之外的记录.
- 要求修改、更正教育记录的权利. 如果学生希望这样做的话, 学校将尝试以非正式方式解决争议, 通过负责文件的人. 如果这一尝试不能让接受挑战的学生满意, 学生可要求校长召开正式听证会. 校长校长或由校长任命的教员或职员, 谁对结果没有直接利益, 将主持听证会. 聆讯会在接获要求后的合理时间内举行, 学生将获得充分和公平的机会来提供与所提出问题相关的证据. 主持聆讯的官员将在聆讯结束后的合理时间内,以书面形式作出决定.
- 限制披露部分教育记录的权利. 学生可以填写并提交 FERPA同意表格. 学生在提出这样的请求之前应该考虑目录信息持有的所有方面. 如果你想阻止利记sbo发布任何目录信息, 非机构人士或组织索取这些资料的要求将会被拒绝.e., 你的名字不会出现在毕业典礼上, 我们将无法向未来的雇主确认你的学位, 你的名字不会被提供给那些希望邀请你加入的荣誉团体, 等.). 学生在上课期间提出的保密要求将继续得到尊重, 即使在学生离开学校后,除非该学生(或前学生)撤销了该请求。.要撤销目录保留,学生可以填写并提交一份 撤销保留目录信息的请求.
- 向美国政府提出申诉的权利.S. 教育部关于机构未能遵守该法案的指控. 投诉必须在发现违规行为后180天内提出, 而且必须有足够的证据证明违规. FERPA管理办公室的名称和地址如下:
家庭政策遵从处
U.S. 教育部
马里兰大道400号., SW.
华盛顿特区20202-4605
电话:800-872-5327
加州大学, 学生每年都会在学生手册中收到FERPA权利的通知, 大学目录, 及注册处网页.
FERPA不要求高等学校(如尤蒂卡)向学生的父母或法定监护人发布或提供学术信息, 事实上, 除非符合下列条件,否则不得这样做:
- 学生填写并提交FERPA同意书,明确确定哪些信息可能会被发布给家长或家长
- 家长根据1986年的《利记sbo》证明学生是受抚养人, 第152节.
学生可以将他们的学术记录发布给第三方,比如未来的雇主, 保险公司, 等.,须提供书面同意. 书面同意通知必须包括以下信息:
- 它必须指定要发布的记录(成绩单等).)
- 说明披露的目的
- 确定可能向其披露信息的当事人或当事人类别,以及
- 由学生签名并注明日期
利记sbo完全遵守家庭教育权利和隐私法(FERPA)及其实施条例. FERPA是一项联邦法律,它限制了在没有学生明确书面许可的情况下可以发布的学生信息的数量.
保护学生档案是利记sbo的责任. 教职员工必须审查并遵守FERPA. 维护学生档案的机密性是尤蒂卡每个人的责任.
如果您担心或认为您在FERPA下的权利可能受到侵犯, 请与注册办公室联系, (注册商@tamascandle.net),电邮主题为“FERPA关注”.
请在提交您的FERPA关注时包括以下信息.
- 联系方式:姓名,利记sbo电子邮件,Banner I.D.#
- 学生信息(如果由教师/工作人员报告)
- 描述您认为违反FERPA的事件或行为
- 谁参与了? 教职员工? 包括适当的名称
- 违规发生日期(月/日/年)
- 时间(近似)
- 位置
- 与相关领域相关的附加信息或文档, 包括事件发生后可能发生的任何后续或额外的对话.
请注意: 此过程的可用性/完成绝不意味着报告的事件已经完成, 事实上, 违反FERPA. 它只是个人报告FERPA问题以供调查的一种手段.
一旦报告了FERPA关注的问题,调查/审查程序将开始. 可以联系提出问题的个人以获取更多信息或对话,也可以联系与事件或行动有关的人员. 一旦收集到所有信息,这些信息将提供给注册主任办公室下属的FERPA问题内部审查小组. 显示是否发生违规的结果将与适当的个人共享, 但是,所采取的正式行动可能不会与所有涉及违规的各方共享. 调查过程通常需要5-14个工作日.
教师/员工: 涉及FERPA调查的任何教职员工, 你的导师可能会参与通知和讨论.
小学或中学阶段的学生, 《利记sbo》(FERPA)赋予家长和学生访问和控制学生教育记录的权利. 一旦学生进入专上学校, FERPA将记录的所有权直接转让给学生.
根据FERPA, 大学生(无论年龄大小)被认为是负责任的成年人,并被允许决定谁将获得有关他们的信息. 虽然家长们对学生的学业进步很感兴趣,这是可以理解的, 如果没有学生的书面同意,他们不会自动获得学生的记录. 有关教育记录的信息最好通过家长和学生之间的直接沟通来获得.
父母, 和其他第三方一样, 是否可自行决定索取校址资料. 学生可以通过将其作为授权用户添加到其Utica信息中,从而向家长提供其财务账单和教育记录的访问权限.
如果家长已经向注册办公室提供证据,证明他们在最近的联邦所得税表(1040表)上宣布学生是受抚养人, 这样就可以查阅教育记录了.
也, 如果发现未满21岁的学生对涉及使用或持有酒精和毒品的违规行为负有责任,可以通知家长. FERPA法规允许, 但不要求, 当学生违反联邦法律时,高等教育机构应通知家长, 状态, 或者当地有关酒精或毒品的法律.
在紧急情况下, 如果需要非目录信息来解决危机或紧急情况, 如果教育机构确定该信息对于保护学生或其他个人的健康或安全是必要的,则该机构可以公布该信息. Factors considered in making this assessment are: the severity of the threat to the health or safety of those involved; the need for the information; the time required to deal with the emergency; and the ability of the parties 给谁 the information is to be given to address the emergency.
教职员工被视为“学校官员”."根据FERPA, 学校管理人员只能查阅他们有合法教育利益的教育记录. “合法教育利益”被定义为一种由正式赋予学校官员的职责产生的利益,这种利益与学校官员促进学生发展的责任有关. 换句话说, 教师或工作人员应该只访问那些学生的教育记录,需要履行他或她的工作作为学院的官员. 任何其他访问都违反了FERPA.
学生的教育记录是保密的,未经学生的书面同意,不应透露给任何人. 然而, FERPA禁止在未经同意的情况下披露教育记录中的个人身份信息,但也有一些例外情况. 披露个人身份信息不需要事先同意:
- 对学生有“合法教育利益”的“学校官员”.“总的来说, 如果学校官员为了履行他或她对学校的职业责任而需要审查教育记录,那么他/她就有“合法的教育利益”. 档案只能在正式的教育业务范围内使用.
- 学生寻求或打算注册的另一所学校.
- 联邦, 状态, 和地方当局涉及审计或评估遵守教育计划.
- 与经济援助有关(如管理或继续援助).
- 为或代表教育机构进行研究的个人或组织.
- 地区或专业认证机构.
- 给受抚养学生的父母, 如果家长已经向注册办公室提供证据,证明他们在最近的联邦所得税表(1040表)上宣布学生是受抚养人.
- 回应合法发出的法庭命令或传票(通常由司法常务官处理), 财务主管, 其他正式档案保管人及/或法律顾问)
- 如果信息的发布是必要的,以保护学生或其他个人的健康或安全.
- 如果披露是纪律听证会的结果,而该学生是暴力犯罪或非强制性犯罪的肇事者. 在这种例外情况下,信息可以发布给任何人,包括媒体. 有关受害者或证人的任何信息都不得公布.
- 致有吸毒或酗酒行为的21岁以下学生的父母.
作为教员或职员, 你有责任保护你所拥有的教育记录的机密性, 无论记录存储或呈现的介质是什么. 未经学生书面同意擅自发布学生记录可能会受到法律制裁. 然而, 被定义为“目录信息”的信息可以在没有学生同意的情况下发布,除非学生指示学院保留这些信息. 如果是这样的话, 那么,有关该学生的任何信息都不得公布, 包括不核实个人是否是加州大学的学生. 如果学生有“机密”标志, 当访问该学生的记录时,Banner上会出现一个屏幕. 这个屏幕表明信息的发布是受学生要求限制的. 班名册(班级名单)和导师名单的Banner网络版本还包括对拥有机密旗帜的学生的指定. 保护学生隐私至关重要, 对学生信息处理不当的后果是严重的. 当有疑问时, 不要发布学生信息-咨询你的系主任, 学院管理员, 或注册办公室. 为了更好地帮助教师和工作人员请求访问或披露教育记录中的信息,我们提供了一个清单 在这里.
在危机和紧急情况下会发生什么?
如果需要非目录信息来解决危机或紧急情况, 如果教育机构确定该信息对于保护学生或其他个人的健康或安全是必要的,则该机构可以公布该信息. Factors considered in making this assessment are: the severity of the threat to the health or safety of those involved; the need for the information; the time required to deal with the emergency; and the ability of the parties 给谁 the information is to be given to address the emergency. 如果在这种情况下发布信息, 必须在学生档案中放置一份记录,描述构成披露基础的明确和重大威胁(紧急情况)。.
FERPA同意表格 -学生可以要求学院不要公开披露目录信息, 他们可能会对他们的教育记录进行有限的隐私保护,或者指明谁可以访问他们的记录. 当前学生也可以使用此表格撤销/取消之前的任何申请.
撤销保留目录信息的请求 -以前的学生可以撤销/取消先前的不披露目录信息的要求.
同意发布保密信息:一次性发布 ——利记sbo, 遵守1974年《利记sbo》(FERPA), 在公布受保护信息之前,需要得到学生的书面同意. 同意一次性向第三方发布机密信息, 您必须填写此表格并将其交回注册主任办公室. 所有信息都是必需的.
行为:
参考1974年的《利记sbo》, 修订的, 《利记sbo》第438条规定.S.C. 1232g)
代理:
代理人:被正式授权代表他人行事的人或企业.
校友记录:
"由教育机构创建或接收的记录 . . . 机构后个人不再是出勤的学生,并且与个人作为学生出勤没有直接关系." 34 C.F.R. § 99.3.
校友:
毕业生:某一特定学校、学院或大学的毕业生或以前的学生.
出席人数:
包括但不限于(a)亲自出席或通过通信出席, 视频会议, 卫星, 互联网, 或其他电子信息和电信技术,为那些不在教室的学生和(b)一个人在勤工俭学(合作)计划下工作的期间.F.R. § 99.3.
授权代表:
由州或地方教育当局或由§99所列官员领导的机构指定的任何实体或个人.31(a)(3)就联邦或州支持的教育计划进行任何审计或评估, 或与这些计划相关的联邦法律要求有关的任何合规或执法活动. 20 U.S.C. 1232g(b)(1)(C), (b)(3)和(b)(5)
承包商:
外部团体, 为了法案的目的, 符合学校官员的资格,因为他们代表机构或机构,并受到适用于其他学校官员的访问和使用记录的相同条件的约束.
出席日期:
在校时间:学生进入或参加某一机构的一段时间. 出勤日期的例子包括学年和/或学期. 该学期不包括具体的每日记录或学生在该机构的出勤模式. 20 U.S.C. 1232克(a)(5)(一)
目录信息:
学生的教育记录中包含的信息,如果被披露一般不会被认为是有害的或侵犯隐私的. 它包括, 但不限于, 学生的名字, address, 电话清单, 电子邮件地址, 照片, 出生日期和地点, 主修领域, 出席日期, 年级水平, 注册状态(e).g., 全职或兼职), 参加官方认可的活动和利记sbo, 运动员的体重和身高, 度, 所获荣誉及奖项, 最近参加的教育机构或机构. (在利记sbo directory information includes student's name; e-mail address; address of student; phone number of student; 出生日期和地点; year of graduate; weight and height (applicable to members of athletic teams only); previous educational institutions attended; enrollment status (full-time, half-time); 照片; 主修领域; 出席日期; 参加官方认可的活动和利记sbo; 度, 荣誉, 并获得了奖项.) 20 U.S.C. 1232克(a)(5)(一)
注意:永远不能被识别为目录信息的项目包括学生的社会安全号码, 公民身份, 性别, 比赛, 种族, 课程表, 宗教的偏好, 成绩, 和平均绩点.
披露:
允许访问或发布“目录信息”,意思是“信息” . . . 如果披露,一般不会被视为有害或侵犯隐私,“包括, 但不限于, "学生的名字; address; 电话清单; 电子邮件地址; 照片; 出生日期和地点; 主修领域; 年级水平; 注册状态(e).g., 本科生或研究生, 全职或兼职); 出席日期; 参加官方认可的活动和利记sbo; 运动员的体重和身高; 度, 所获荣誉及奖项; and the most recent educational agency or institution attended." 34 C.F.R. §§ 99.31(a)(11)和99.3.
教育机构(或机构):
“任何公共的或私人的 . . . 在教育部长管理的任何项目下接受资金的机构,“最值得注意的是包括各种联邦财政援助计划. 34 C.F.R. §§ 99.1和99.3.
教育记录:
由学校或代表学校的一方保存的与学生直接相关的记录.
“教育记录”不包括下列内容:
- 院校记录, 监督, 行政, 某些教育人员是由制作者单独拥有的,除了临时(根据机构人事政策的定义)履行记录制作者职责的替代人员外,任何其他个人都无法接触或透露.
- 由教育机构或机构的执法单位保存的由该执法单位为执法目的而创建的记录.
- 在正常业务过程中制作和保存的与机构雇用的个人有关的记录, 仅以雇员身份与个人相关,不可用于任何其他目的. (由于学生身份而在某一机构就读的个人的记录是教育记录, e.g.,勤工俭学.)
- 与学生(见“合格学生”的定义)有关的记录(1)由医生创建或维护, 精神病学家, 心理学家, or other recognized professional or paraprofessional acting in his or her professional capacity or assisting in a paraprofessional capacity; (2) used solely in connection with the provision of treatment to the student; and (3) not disclosed to anyone other than individuals providing such treatment, 只要记录可以由医生或学生选择的其他适当专业人员亲自审阅. (适当性可由院校决定.) "Treatment" in this context does not include remedial educational activities or activities which are part of the program of instruction at the institution.
- 某院校的纪录只载有与某人有关的资料,而该人已不再是该院校的学生(例如.g.(收集校友成就的资料).
- 在老师收集和记录之前,对同行评分的论文进行评分. 20 U.S.C. 1232g(a)(4)
“合格的学生”:
年满18岁或正在接受高等教育的学生. 20 U.S.C. 1232g(d)
注册学生:
家庭政策合规办公室表示,每个机构可以根据其注册程序(联邦公报)确定学生何时“出勤”, 7月6日, 2000, p.41856).
家庭政策合规办公室:
在美国的办公室.S. 负责执行/管理1974年《利记sbo》的教育部, 修订的. 该办公室负责FERPA各级教育(K-12,高等教育).
金融援助:
向个人支付资金(或向个人支付有形或无形财产), 个人在教育机构或机构的出勤率是多少. 家长支付的费用不被视为经济援助.
参加:
见“在校生”."
专上教育机构:
为中学以上的学生提供教育的机构. “中学水平”是指提供中学教育的教育水平(不超过12年级). 20 U.S.C. 1232g(d)
执法单位:
任何个人或机构的其他组成部分, 包括委任警察和非委任保安人员, 由该机构正式授权执行任何地方, 状态, 或联邦法律以及维护机构的人身安全和安全. (但该单位可执行其他非执法职能, 它并没有失去作为执法单位的地位.)
执法单位记录:
“这些记录, 文件, 文档, 以及其他由执法部门制作的材料, (2)为执法目的而设立的, (三)由执法单位维护. Law enforcement records do not include: (1) records created by a law enforcement unit for a law enforcement purpose other than for the law enforcement unit; (2) records created and maintained by a law enforcement unit exclusively for non-law enforcement purposes, 例如由该机构进行的纪律处分或诉讼.F.R. §§ 99.3和99.8.
合法教育利益:
尽管该法案没有定义“合法的教育利益”, 它指出,各机构必须建立自己的标准, 根据自己的程序和要求, 用于确定学校官员是否对学生的教育记录有合法的教育利益. 在利记sbo, 如果学校官员为了履行他或她的职业责任而需要审查教育记录,那么他就有“合法的教育利益”.
家长:
包含一个自然父级, 《利记sbo》, 或在父母或监护人不在时充当父母的个人. 20 U.S.C. 1232g
方:
指个人、机构、机构或组织. 20 U.S.C. 1232克(b)(4)(一)
个人识别信息:
数据或信息“包括但不限于:
- 学生、学生家长或其他家庭成员的姓名;
- 学生或学生家庭的地址;
- 个人识别码,如社会保险号或学号;
- 其他间接标识符, 比如学生的出生日期, 出生地点, 或者母亲的娘家姓;
- 其他单独或组合的信息, 是否与某个特定的学生有关联或可关联,从而允许学校社区中一个合理的人, 谁对相关情况没有亲身了解, 识别学生;
- 受教育的人所要求的信息 . . . 机构合理地知道与教育记录有关的学生的身份." 34 C.F.R. § 99.3.
记录:
以任何方式记录的任何信息或数据, 包括, 但不限于, 笔迹, 打印, 音频或视频磁带, 电影, 缩微胶片, 缩微平片, 或任何其他形式的电子数据储存.F.R. § 99.3.
Redisclosure:
从教育记录中披露个人身份信息的机构必须告知接收方,未经学生同意,它不能再次披露该信息,并且它只能将该信息用于披露的目的. 34 C.F.R. § 99.33(a). Exceptions to this requirement include disclosures of directory information; disclosures to the relevant student, 给一个受抚养学生的父母, or to 父母 in connection with a drug or alcohol violation; and disclosures made in connection with a court order, 合法发出的传票, 学生与学校为敌对方的诉讼, 或者(一般来说)涉及暴力犯罪或非暴力性犯罪的纪律处分程序. 34 C.F.R. § 99.33(c).
学校官员:
在他们“需要知道”的范围内为学生的教育兴趣行事的机构成员.尽管该法案并没有定义“学校官员”,它指出,各机构必须建立自己的标准, 根据自己的程序和要求, 来确定它们. 在利记sbo, “学校官员”是指学校在行政管理部门雇用的任何人员, 监督, 学术, 研究或辅助人员职位(包括执法单位), 卫生工作人员, and student workers); a person of a company with whom 利记sbo has contracted (such as an 律师, 审计师, 研究员, 软件顾问, 提供学生帮助台帮助的公司, or collection agent); a person serving on the Board of Trustees; a person assisting another school official in performing his or her tasks.
个人管有记录:
“由制作者单独拥有的记录仅作为个人记忆辅助工具使用, 除了临时代替记录制作者以外,其他任何人不得查阅或透露." 34 C.F.R. § 99.3. 例如, 教授在一个学期的课堂参与情况下可能保留的私人笔记, 以便在确定最终成绩时进行咨询.
所罗门修正案:
这项1996年的修正案要求高等教育机构提供国防部代表, 除此之外, 获取学生招聘信息.
学生:
在教育机构或机构任职或曾在该机构或机构任职并为其保存教育记录的个人. 这个术语不包括从未上过该机构的个人.F.R. § 99.3.
1990年学生知情权法案:
在本出版物中称为SRTK, 该法案要求学院和大学向在校生和准学生报告毕业率.
传票:
传票:法庭发出的命令,要求传票上指定的人在规定的时间和地点出庭提供证词或证据. 有两种主要类型的传票:“传票”(要求出示文件), 论文, 或其他有形资产)和“ad testificandum”(要求某人在特定法庭案件中作证).
转移例外:
向学生寻求或打算注册的另一教育机构披露, 或者在学生已经入学的情况下,只要披露的目的与学生的入学或转学有关." 34 C.F.R. § 99.31(a)(2). “披露机构必须首先发出通知,表明它打算回应其他机构索取该等资料的要求, 要么通过“合理的尝试”单独通知相关学生,要么最好在年度通知中通知所有学生. 34 C.F.R. § 99.34. 在此例外情况下,任何先前的学校都可以向当前或预期的学校披露, 但当前或预期的学校不得使用此例外情况向以前的学校报告.
U.S.A. 爱国者法案:
它允许高等教育机构在不通知学生的情况下,从学生的教育记录中披露个人身份信息.S. 司法部长或其指定人员.
U.S.C.:
美国法典. 所有联邦立法的汇编,分为50个标题. 每六年修订一次,其间各年印发补充卷. 与FERPA相关的立法在美国被发现.S.C. 1232g.
常见问题
什么是FERPA?
《利记sbo》(FERPA)是一项联邦法律,它赋予学生查阅自己教育记录的权利, 要求修改记录的权利, 以及对教育记录中个人身份信息的披露有一定控制权的权利. 当学生年满18岁或在任何年龄进入高等教育机构, FERPA下的权利从家长转移给学生(“合资格学生”). FERPA法规在20 U.S.C. §1232g和FERPA法规见34 CFR Part 99.
FERPA权利何时开始?
与ferpa相关的大学教育记录从学生进入高等教育机构开始. 在高等教育机构,权利属于出勤的学生, 不管学生的年龄.
哪些记录可获FERPA豁免?
教育纪录的定义豁免包括由纪录编制人单独管有,而除临时代替该纪录编制人的人外,其他人不得查阅或透露的纪录. 个人拥有的记录的内容或信息,一旦被披露给临时代替记录制作者以外的任何一方, 这些记录成为受FERPA管辖的教育记录. 一般, 独占记录的本质是作为记录创造者的“记忆慢跑者”. 例如, 如果学校官员做了关于电话或面对面谈话的笔记, 根据笔记的性质和内容,这种笔记可以是专属记录.
家长或符合资格的学生如何向教育部提出FERPA投诉?
家长或符合条件的学生可以就涉嫌违反FERPA的行为向家庭政策合规办公室提出书面投诉. 投诉必须及时(在投诉人知道或合理知道违规行为之日起180天内提交给办公室),并清楚而简洁地陈述具体的事实指控,并给出合理的理由相信学校违反了FERPA.
来自父母
谁是家长?
“父母”一词的定义包括亲生父母。, 《利记sbo》, 或在父母或监护人不在时充当父母的个人. 来源:20u.S.C. § 1232g(d)
在某些情况下, 根据FERPA,如果继父母每天与亲生父母和孩子在一起,而另一方不在家中,则继父母可能被视为“父母”. 相反, 如果继父母不在孩子的家中日常生活,则根据FERPA对孩子的教育记录没有权利. 在父母不在的情况下,祖父母或其他照顾者也可能被视为FERPA规定的“父母”. 资料来源:34 CFR§99.3
如果一个18岁以下的学生同时在高中和当地大学就读, 家长是否有权查阅孩子的教育记录?
如果学生就读于高等教育机构,无论年龄大小,FERPA规定的权利都已转移给学生. 然而, 在一种情况下,一个学生在高中和高等教育机构注册, 两所学校可能会交换该学生的信息. 如果学生未满18岁, 家长仍然保留FERPA在高中的权利,可以检查和审查高等教育机构寄给高中的任何记录. 另外, 高等教育机构可以向家长披露学生教育记录中的个人身份信息, 未经符合资格的学生同意, 如果学生是美国国税局规定的纳税目的的受抚养人.
教育机构和院校是否必须通知家长和合资格的学生他们在FERPA下的权利?
是的. 教育机构和机构必须每年通知家长和符合条件的学生他们在FERPA下的权利. 具体地说, schools must notify 父母 and eligible 学生 of the right: to inspect and review education records and the procedures to do so; to seek amendment of records the parent or eligible student believes are inaccurate and the procedures to so do; to consent to disclosures of education records, except to the extent that FERPA authorizes disclosure without consent; and to file a complaint with FPCO concerning potential violations. 专上院校只需要通知合资格的学生他们在FERPA下的权利. 资料来源:34 CFR§99.7
在离婚的情况下,父母双方都享有FERPA规定的权利吗?
一般来说是的. 除非学校有证据证明有法院命令, 州法律, 或者其他与离婚等事项有关的具有法律约束力的文件, 分离, 或者明确规定了相反的监护权, FERPA赋予监护权和非监护权的父母在子女教育记录方面的某些权利. 学校可能会要求提供父母身份的法律证明, 比如出生证明或法庭命令, 来自请求访问的父节点. 资料来源:34 CFR§99.4
高等教育机构是否必须向家长提供查阅合资格学生教育记录的机会?
当学生年满18岁或在任何年龄的高等教育机构注册时,FERPA规定的权利从父母转移到学生身上, FERPA提供了一些方法,让学校可以与学生的父母分享学生的教育记录. 学校可以向家长披露所有信息, 未经符合资格的学生同意, 如果学生是美国国税局规定的纳税目的的受抚养人. FERPA还允许学校向父母披露符合条件的学生的教育记录信息,如果他们的儿子或女儿发生健康或安全紧急情况. FERPA的另一项规定允许学院或大学在学生违反任何有关使用酒精或管制物质的法律或政策时通知21岁以下学生的父母. 学校官员也可以与家长分享有关合格学生的信息,这些信息是基于官员的个人知识或观察,而不是基于教育记录中包含的信息.
我怎样才能获得我孩子的学术和财务信息?
一旦学生被高等教育机构录取, 像加州大学, FERPA规定的权利属于学生而不是家长. 你应该和你的孩子一起工作,让他们给你这些信息. 如果你申报了孩子去年的所得税,加州大学可能会公布信息. 接收这些信息, 你必须提交一份你的税务报表副本,显示学生是一个受抚养人,并要求说明你想要什么信息和为什么. 加州大学必须在学生的永久档案中记录他们释放的信息, 给谁, 它是在依赖异常下完成的. 学生也可以提交FERPA同意表格,说明他们将向谁发布哪些信息.
教育机构或机构可以通过电话透露信息吗?
虽然FERPA并没有特别禁止学校通过电话从学生的教育记录中披露个人身份信息, 它确实要求学校使用合理的方法来识别和鉴定家长的身份, 学生, 学校官员, 以及学校从教育记录中向其披露个人身份信息的任何其他方. 34 CFR§99.31(c).
学校如何知道是否存在健康或安全紧急情况,以便在同意的例外情况下进行披露?
教育机构或机构必须根据具体情况作出决定, 考虑到与学生或其他人的健康或安全受到威胁有关的全部情况. 如果学校确定存在对学生或其他个人的健康或安全的明确和重大威胁,并且第三方需要从教育记录中获取个人身份信息以保护学生或其他个人的健康或安全, 它可以在未经同意的情况下向有关方披露该信息.
教育机构或机构未经事先同意,是否可以公开目录信息?
经教育机构或机构适当指定为“目录信息”的教育记录可在未经事先同意的情况下披露. 参见34 CFR§§99.31(a)(11)和99.37. FERPA将目录信息定义为包含在学生教育记录中的信息,如果披露,不会被视为有害或侵犯隐私. 34 CFR§99.3.
FERPA规定,如果学校对其指定为“目录信息”的信息类型进行了公开通知,则学校可以披露目录信息,家长或符合条件的学生有权限制这些信息的披露, 家长或符合条件的学生必须书面通知学校,他或她不想要任何或所有这些类型的信息被指定为“目录信息”的时间.《利记sbo》第34条第99段.37(a). 学校不需要通知以前的学生或以前的学生的家长关于目录信息或尊重他们的要求,目录信息不被披露未经同意. 34 CFR§99.37(b). 然而, 如果家长或符合条件的学生, 在学生最后一次出勤的时间内, 要求目录信息不被披露, 除非另行通知,否则学校必须尊重这一要求.
从学生
谁是合格的学生?
“合资格学生”是指年满18岁或就读于任何年龄的专上院校的学生. 一旦学生成为“合格学生”,他或她的父母根据FERPA赋予的权利转移给该学生. 来源:20u.S.C. § 1232g(d)
我可以使用哪些电子邮件帐户来保存受ferpa保护的信息?
如果电子邮件系统是由学院提供的,并且在学院的防火墙内,你可以在电子邮件中发送机密数据. 学生之间的电子邮件, 或者UC域外的任何人, 应该像明信片一样对待,只包括目录或非ferpa数据吗. 将任何机密信息通过加州大学电子邮件发送给学生.
一个符合条件的学生选择退出目录信息已离开学校. 既然这个学生不再出勤了, 学校可以公开那个学生的学籍信息吗?
No, 学校必须尊重符合条件的学生在学生出勤期间选择退出目录信息披露的请求,除非学生撤销选择退出请求.
合资格学生的配偶是否有权查阅该学生的教育记录?
不,符合条件的学生的配偶没有FERPA规定的权利. 在学院或大学向其配偶披露学生的教育记录信息之前, 学生必须提供书面同意.
从教师
根据FERPA,谁是“学校官员”?
“学校官员”包括老师, 学校校长, 总统, 总理, 董事会成员, 受托人, 注册商, 辅导员, 招生官, 律师, 会计, 人力资源专员, 信息系统专家, 以及辅助或文书人员. 一个承包商, 顾问, 志愿者, 或者学校或机构将机构服务或职能外包给其的其他方也可以被视为“学校官员”,前提是他们正在履行机构将使用雇员的机构服务或职能,并且在使用和维护教育记录方面受机构或机构的直接控制. 参见34 CFR§99.31 (a)(1)(我)(B).
FERPA是否允许学校官员发布他们个人观察到的或他们个人知道的信息?
FERPA适用于披露学校保存的教育记录和个人身份信息. 因此, FERPA并不禁止学校官员发布通过其个人了解或观察获得的学生信息, 而不是从学生的教育记录中. 例如, 如果老师无意中听到学生对其他学生说威胁的话, FERPA并不保护这些信息不被披露. 因此, 学校官员可以向有关当局披露他或她无意中听到的内容, 包括向当地执法官员披露信息, 学校官员, 和父母.
是否允许在未经同意的情况下向荣誉组织发布GPA?
No. FERPA通常不允许学校在未经家长或符合条件的学生同意的情况下披露学生的GPA.
我想使用在线工具或应用程序作为我课程的一部分. 但是,我担心这违反了FERPA. 我该怎么办??
老师应该和学校管理部门核实一下,看看什么被定义为目录信息. 只要使用该应用程序不需要披露更多的目录信息,并且没有学生选择退出目录信息, 这不会违反FERPA.
一名学生选择退出目录信息,并希望在在线课程中匿名. 我们是否需要允许学生匿名上课?
No. 在FERPA, 学生不得使用他或她的权利选择退出目录信息披露,以防止学校官员通过姓名识别学生或在课堂上披露学生的电子标识符或机构电子邮件地址.
什么是可以接受的退还作业和考试的方法?
留下个人身份、批改过的论文(考试、作业等).),供学生阅览,是公开张贴成绩的一种方式. 如果这些文件包含个人身份信息, 那么让他们无人看管就违反了FERPA. 如果论文不能在课堂上亲自或单独归还, 另一种选择是将评分后的试卷交给助理保管,助理会在发给学生之前要求学生出示适当的证件.
我可以公开张贴成绩吗?
以学生的名字公布成绩, 学生证, 或者社会安全号码, 没有学生的书面许可, 是否违反了FERPA. 如果有必要的话, 教师可以为学生分配唯一的数字或代码,用于发布成绩, 但张贴的顺序不能按字母顺序排列. 教师发布成绩后,学生可以很快在Banner网站上查看成绩.
我是否需要核实我向其披露教育记录的学生或其他人的身份?
是的. FERPA要求机构使用“合理的方法”来验证学生的身份, 学校官员, 家长和其他从教育记录中获得信息的人. 使用“广泛可用”的信息来验证身份, 比如名字, 出生日期, 社会安全号码或学生证号码, 不被认为是合理或充分的. 如果学生的社会安全号码或其他非目录信息单独使用或与其他日期结合使用,我们不得披露或确认目录信息.
身份验证必须包括至少一个只有该人知道或拥有的元素, 例如:
- 照片的身份证
- 随机PIN或令牌
- 密码
- 生物识别因素(例如:指纹扫描、声音或面部识别等).)
与父母一起工作的限制是什么?
在小学和中学阶段, FERPA赋予家长查阅教育记录的权利. 当学生年满18岁或正在接受高等教育时, FERPA权利从家长转移到学生. 因此, 在高等教育阶段, 父母没有获取子女教育记录的固有权利.
信息,如学生在某门课程的注册, 上课, 或课程进度/成绩是个人身份信息,构成受FERPA保护的学生教育记录的一部分. 除非学生提供书面授权,否则家长不得进入. 如果学生提交了允许家长查看学生记录的同意书, 教职员工可能会向家长发布信息, 前提是父母的身份已经确认. 请与注册主任办公室联系,了解学生是否提交了同意表格.
受抚养学生的父母可以向注册办公室提供证据,证明他们在最近的联邦所得税表(1040表)上宣布该学生是受抚养人,从而对拒绝查阅教育记录提出质疑。. 如已提交该表格, 教职员工可能会向家长发布信息, 前提是父母的身份已经确认. 请联系注册官办公室获取联邦所得税表格(表格1040)的信息。.
即使没有关于学生的具体信息可以公布, 教职员工可以通过提供不违反FERPA的一般信息来帮助家长. 课程要求、课程大纲副本和其他类似信息可能会有所帮助.
我应该如何处理推荐信?
作为一名教员,你可能会被要求代表学生写一封推荐信. 如果信中包含的信息符合FERPA对教育记录的定义, 例如平均成绩或其他非目录指标, 学生的书面同意披露这些信息是必要的. 除非学生已经放弃查阅信件的权利, 他或她将有权阅读它, 因为这是学生教育记录的一部分.
学生的书面豁免书应:
- 指定可能披露的记录
- 说明披露的目的,以及
- 确定可能向其披露的一方或一方类别(FERPA§99).30)
推荐信中的陈述是基于教师对学生的个人观察,不需要学生的书面声明.
为什么我不能按学生SSN的后四位数字发布成绩?
未经学生书面许可,以下列任何方式公布成绩均属违反《利记sbo》:
- 学生的名字.
- 学生社会安全号码的任何部分.
- 学生的机构识别号码.
不建议用电子邮件发送成绩. 通过电子邮件将成绩发送到加州大学电子邮件帐户以外的任何帐户需要学生的书面许可, 但是学院不推荐这种做法,因为即使通过UC的电子邮件帐户,也无法保证互联网的保密性.
我可以在学生要求我写的推荐信中加上GPA吗?
教师根据其个人观察或知识所作的建议陈述不需要学生的书面声明. 然而, 如果推荐信中包含了从学生的教育记录中获得的个人身份信息(例如GPA), 然后,你需要从学生那里获得一份签字的授权书. 发布将需要指定可能被披露的记录, 说明披露的目的, 并确定可以向其披露信息的当事人或当事人类别. 在写推荐信之前,应该向学生要求这个学生释放. *教师不需要保存推荐信, 但是建议他们保留许可信6个月.
我可以在推荐信中包括什么? 我不能包括什么?
当你写推荐信的时候, 你必须有学生的书面要求,你只能包括学生授权你包括的内容.
我要怎样做才能符合FERPA的规定,交回考试和学期论文?
离开个人身份, 被评分的论文无人看管,让学生随意挑选,这与在走廊上张贴成绩没有什么不同. 如果这些文件包含个人身份信息, 那么,如果教师没有获得每个学生的书面许可,以这种公开的方式公开他或她的课程作业,那么将他们留在无人看管的地方让任何人看到是违反FERPA的.
最佳实践:
- 把每个学生的作业放在一个密封的信封里,只在信封上印上学生的名字.
- 用一个只有教师和学生知道的码字或随机分配的数字来识别每个学生. 通过此代码编号识别所有课程.
- 上课时交回完成的作业.
- 学生是否只有在行政助理通过带照片的身份证确认学生身份后,才从部门行政助理那里领取课程作业. (首先检查一下你的学术部门是否有这项服务.)
- 获得并保持每个学生的书面许可,以公开的方式分发课程作业.
一位家长打电话给我,询问他/她的孩子在我班上的表现. 我能说什么呢??
课程进度, 某一学科领域的缺陷, 最后的成绩, 考试成绩, 关于学业进展的其他信息是构成学生教育记录一部分的机密信息的例子. 这些信息受FERPA保护,除非学生同意发布这些信息,否则家长无法访问这些信息. 您可以通过注册办公室验证家长是否有权访问学生的教育记录. 当父母打电话给你想要这些信息的时候, 建议亲自或与学生在你的办公室谁可以验证电话上的人的身份.
我可以把上课名单发给大家点名吗?
不通过分发班级名单来记录出勤, 其中包含学生的SSN/Student ID或用户名.
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