综合资讯科技服务
利记sbo邮箱
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政策:
电子邮件是Utica大学在Utica大学正常业务活动中唯一接受的官方电子通信机制. 所有教师, 工作人员, 以及隶属于尤蒂卡的学生, 包括大学的学术合作伙伴和辅助员工, 是否需要将他们的Utica大学电子邮件帐户与大学认可的学习管理中的任何通信系统一起使用, 学生信息, 或企业资源管理系统与教师的电子邮件通信, 工作人员, 以及可以被视为学生正式学习记录一部分或进行大学业务的学生.
所有由利记sbo教职员工发起的电子邮件信息, 以及对询问的回应, 必须包含名称, title, 办公室的位置, 电话号码, 无论电子邮件帐户是否为个人(e.g., sampleuser@尤蒂卡.(Edu)或系(e).g., sampleoffice@尤蒂卡.edu), 不管回复是来自个人电脑还是智能手机, 平板电脑, 或其他非pc设备.
被分配到利记sbo电子邮件帐户的个人强烈建议不要使用利记sbo电子邮件地址进行非大学业务或与大学无关的社交媒体帐户. 例如TIAA和银行账户或脸谱网和推特账户.
大学拥有所有的电子邮件帐户. 根据适用的法律和大学政策，受基本版权和其他知识产权的约束, 大学还拥有使用大学电子邮件帐户传输或存储的数据.
注意:利记sbo承认还有其他与教师沟通的机制, 工作人员, 和学生, 包括手机, 发短信, 以及私人谈话. 然而, 保护大学的安全, 批准的电子邮件系统也必须用于记录信息，这些信息可能被视为学生正式学术记录的一部分，并且可能在以后的日期被大学需要. 例如，通知学生他们没有取得足够的学业进步，或要求澄清有关规定.
对于教职员来说, 本政策不禁止使用教科书配套系统或用于支持学习经验的商业网站. 然而, 确保符合文件保存要求，并确保为教师和学生提供全天候支持, 只有经批准的学习管理和学生信息系统才会得到大学综合信息技术服务的支持.
例外:
本政策不适用于通过以下定义的大学认可供应商的通信服务与学生的通信.
大学的学术合作伙伴的员工和辅助员工谁不直接与教师和学生沟通可以, 得到了利记sbo官员的许可, 不受这项政策的约束.
大学使用可能产生电子邮件的紧急警报系统, 文本, 和其他需要与大学社区成员广泛沟通的信息, 这些警报不受此政策的约束.
范围:
此策略适用于具有活动电子邮件帐户的任何用户，包括, 但不限于, 利记sbo教员, 工作人员, 学生, 校友, 退休后, 学术合作伙伴, 辅助人员, 以及分配给利记sbo电子邮件帐户的非尤蒂卡员工. 参见上面的异常.
政策原因:
This policy is designed to standardize communication channels; permit archiving in accordance with document retention guidelines; ensure that official 利记sbo communications are sent, 收到了, and read in a timely manner; and protect the University’s operations.
定义:
利记sbo邮箱教员通过电子邮件系统, 工作人员, 学生, 和非尤蒂卡员工分配唯一的电子邮件地址，并给予访问利记sbo的电子邮件帐户和相关服务.
Data:就本政策而言, “data”指的是邮件, 未保存到桌面或其他文件存储位置的电子邮件附件, 以及已保存到Google Drive(包括Google Docs)的文件, 表, 幻灯片, 形式, 以及更多)，并因此链接到用户的电子邮件帐户.
垃圾邮件: 为商业活动或个人目的而向大量收件人发送的未经请求的信息.
学习管理系统: 基于网络的软件包，允许在安全的在线环境中管理和交付课程内容.
通用电子邮件帐户: 属于一个部门或一组用户的帐户，而不是属于单个员工的帐户. 示例包括办公室、治理组和委员会的电子邮件帐户.
经理: 具有更改通用帐户密码的授权和权限的个人. 管理员还可以将通用帐户委托给其他人和/或与其他人共享该帐户的登录凭据.
学术合作伙伴: 与利记sbo合作提供在线和混合课程的实体.
辅助员工:签约服务提供商(如书店)的员工, 校园安全, 及设施管理.
供应商: 根据需要与大学有业务往来的公司. 不包括学术合作伙伴或合同服务提供商.
过程:
创建一个Utica大学电子邮件帐户
通过电子邮件帐户可以访问利记sbo的电子邮件系统. 可以为利记sbo的教师创建电子邮件帐户, 工作人员, 和学生, 为大学学术合作伙伴的雇员提供服务, 辅助员工, 对于供应商来说, 只要遵循了适用的流程. 与创建个人Utica大学用户帐户相关的策略和流程, 包括电子邮件帐户, 在用户帐户策略中有描述吗.
一般账户
通用电子邮件帐户的请求应直接到利记sbo帮助台. 每个通用电子邮件帐户必须有一个或多个管理员. 管理员是指定的Utica大学员工，他们将请求创建帐户, 负责检查邮件和/或授权访问权限, 并且有能力更改密码. 被委派的用户没有更改密码的能力, 但可以发送和接收电子邮件的帐户. 因为一般的电子邮件帐户可能有多个用户, 诸如工资单通知之类的个人信息将不会发送到这些地址.
全成分或全球电子邮件
只要有可能，就应该使用早上提通讯系统. 有关意见书的详情，请浏览网页 http://onedrive.tamascandle.net/directory/marketing-and-communications/morning-mention. 校园范围内的个人电子邮件信息保留用于关键和时间敏感的信息. 以下办公室有权通过指定的管理用户发送有关其各自领域的校园范围内的消息:学术事务, 校园安全, 应急管理, 设施管理, 人力资源, 综合资讯科技服务, 总统办公室, 和学生主任办公室.
使用与误用
使用利记sbo电子邮件必须遵守大学的所有政策, 包括负责任地使用大学计算资源, 员工行为准则, 以及学生行为准则. 误用的例子包括但不限于:
数据保留
个人有责任保存电子邮件信息，以遵守大学的规定 记录保留策略. 除非账户被合法持有, 电子邮件信息将受到大学电子邮件服务提供商的清除政策的约束, 这可能会不时改变而不另行通知.
在特殊情况下, 通常涉及法律或监管方面的回应, 丢失的电子邮件可以找回, 恢复丢失的电子邮件消息不是正常电子邮件操作的一部分. 恢复丢失邮件的能力取决于许多因素，比如用户的状态, 法定持有通知书, 以及信息被删除的时间. 因此，鼓励Utica电子邮件的用户存档重要的电子邮件消息, 他们都收发电子邮件, 在指定的文件夹中，以避免清除过程，并在必要时方便检索邮件.
目前按照以下时间表清理标准文件夹:
垃圾- 30天(自动操作)
垃圾邮件- 30天(自动操作)
所有其他电子邮件文件夹-保存，直到帐户被删除
通讯安全/私隐
利记sbo试图提供安全, 私人, 和可靠的电子邮件服务，通过遵循良好的信息技术实践. 然而，Utica大学不能保证其电子邮件服务的安全性、隐私性或可靠性. 所有电子邮件用户都应该, 因此, 在使用利记sbo的电子邮件沟通机密或敏感事项时要格外小心.
包含受保护数据(如社会安全号码或详细的健康和财务信息)的电子邮件只能通过加密数据的方法发送. 如果加密不是可用的选项, 用户可以传真, 手交付, 或使用邮政邮件传输受保护的信息. 有关如何传输受保护信息的详细信息, 用户可联络资讯保安署署长.
电子邮件帐户的保留和终止
任何帐户都可能被锁定, 被帐户持有人以外的人访问和/或因违反任何利记sbo政策而删除, 为利记sbo的网络提供更高的安全性, 遵守调查和诉讼要求, 或确保业务连续性. 大学保留锁门的权利, 撤销, 和/或删除任何用户的电子邮件帐户，但不限于以下列出的原因. 这种情况需要事先得到大学校长的批准, 负责法律事务的副总裁, 人力资源办公室, 信息安全总监, 或者他们的设计师. 可向任何列明的个人提出上诉.
在毕业前离开尤蒂卡的学生
被标记为不活跃的学生保留他们的电子邮件和网络帐户一年，以便他们决定返回尤蒂卡时方便沟通, 电子邮件和BannerWeb仍然可以从校外访问. 在一年没有参加学术活动之后, 该等帐户及与该等帐户有关的任何资料将被删除，但具有财务持有的帐户除外.
从Utica毕业的学生(校友)
从利记sbo毕业的学生可以选择更新他们的电子邮件帐户，可以通过点击毕业后从大学发送给他们的电子邮件中的链接来更新. 校友将被要求每六个月更新一次他们的电子邮件帐户. 校友必须遵守所有利记sbo有关使用其电子邮件帐户的政策.g.(负责任地使用大学计算资源)，否则他们的电子邮件权限可能会被取消. 另请参阅用户帐户策略，了解这会如何影响网络驱动器和其他服务. 校友帐户无法访问云存储系统, 包括但不限于Google Drive, 在他们最后一个活跃的学生学期后的250天. 自动发送的电子邮件会提前提醒校友，这样他们就可以按照自己的意愿下载或传输文件.
毕业后一年内未更新电子邮件帐户的校友将收到通知，除非他们更新，否则他们的帐户将在21天内被删除, 除了有财务控制的账户. 一旦停用，校友帐户可根据要求重新激活. 但是，原始学生帐户中的所有数据将被删除.
离开利记sbo的教职员工和辅助员工
除非为配合大学的需要另有安排, 接触教师, 工作人员, 辅助用户账号, 包括所有内容, 自离开学校之日起失效. 确保业务的连续性, 大学可能会在一段时间内保留前雇员提交的电子邮件帐户，以便主管能够访问被暂停的帐户或容纳合法持有. 在电子邮件帐户保持活跃的情况下, 副总统, 院长, 和主管应该批准自动回复发送给离开大学的员工的电子邮件.
副总统, 院长, 批准访问和/或自动响应的主管必须通知人力资源和综合信息技术服务办公室访问和自动响应应保持有效的时间, 最多一年. 另请参阅用户帐户策略，了解这如何影响网络驱动器和其他服务.
教师, 工作人员, Utica大学的学生和在毕业前离开大学的辅助员工在离职时将放弃其用户名和帐户访问权限, 但会收到一个新的用户帐户. 确保保留与课程相关的数据, 学生应在离职前将与课程相关的电子邮件和文件归档到指定的文件夹中，并将课程数据转移到新帐户中. 一旦他们作为雇员离开了大学, 个人可以要求学校将与学生有关的电子邮件转到新帐户, 内部原因, 大学将会这样做. 将与学生有关的电子邮件和通信放在单独的文件夹中有助于促进这一过程. 另请参阅用户帐户策略，了解这会如何影响网络驱动器和其他服务.
教师, 工作人员, Utica大学的毕业生和辅助员工在离职时将放弃其用户名和帐户访问权限和内容. 希望保留Utica帐户的前Utica员工将被分配一个新的用户名，并将获得适当的访问权限. 但是，任何数据或电子邮件都不会转移到新校友帐户中.
从利记sbo退休的教职员工
从大学退休的教职员工, 包括那些被授予荣誉退休资格的人, 可以保留访问其电子邮件帐户的权限, 除非这样做可能会损害业务连续性. 访问将自动扩展, 除非有理由取消访问权限, 如违犯了 负责任地使用大学计算机资源 政策，或确保业务连续性. 大学将每年向退休人员发送一封电子邮件，要求帐户持有人确认他们希望保留帐户. 在某些情况下, 主管可以要求在一段时间内访问退休员工的电子邮件帐户，以确保业务的连续性. 需要主管访问权限的示例包括, 但不限于, 利记sbo与赠款或政府机构(如教育部)之间的沟通, 教师, 工作人员, 在校生和准学生, 还有捐赠者, 供应商, 合作伙伴, 格兰特提供者, 政府机构, 以及其他与利记sbo有业务往来的人.
学术合作伙伴和供应商
为学术合作伙伴或供应商的员工请求帐户的Utica管理员负责定期审查这些帐户，并向帮助台提交请求，要求停用那些不再与Utica大学有关联的帐户. 另请参见用户帐户策略.
终止与修订
在正常情况下, 对资源的访问可能被终止, 锁着的, 或者有下列情形之一的:
服务变化
更改个人状态可能会导致其帐户立即更改, 无须事先通知.
通知任何系统范围内的更改，以电子邮件服务, 包括更换供应商和注销账户, 将通过Utica大学的电子邮件发送，并至少提前30天通知. 对于未阅读这些通知并未采取行动的用户，Utica大学不承担任何责任.
责任:
这是利记sbo教师的责任, 工作人员, 学生, 学术合作伙伴, 和辅助员工定期检查和回复电子邮件，并使用学校的电子邮件系统处理所有学校的官方事务. 这适用于个人和通用电子邮件帐户. 保护电子邮件和相关数据也是这些个人的责任, 包括避免使用Utica电子邮件处理个人业务，并将重要的电子邮件和数据归档到指定的文件夹中.
这是副总统的责任, 院长, 或批准已离开或退休员工的授权访问和/或自动回复的主管通知人力资源和综合信息技术服务办公室，访问和自动回复应该保持有效多长时间, 最多一年, 并按照人力资源厅决定的离职程序办理.
这是为辅助员工申请账户的个人的责任, 大学学术合作伙伴的雇员, 和供应商定期审查这些账户，并要求停用那些不再与利记sbo有关联的账户.
通用电子邮件帐户的经理有责任定期检查这些帐户，并在不再需要这些帐户时通知IITS.
集成信息技术服务部负责建立和维护启动电子邮件帐户生成的程序化流程, 创建个人和/或通用电子邮件，而不是由自动化程序处理, 并提供访问和/或终止上述电子邮件帐户.
执行:
执行Utica大学的政策是每个政策的“资源/问题”部分列出的办公室或办公室的责任. 负责办公室将联系有关教职员工的适当当局, 学生, 供应商, 或者违反政策的游客.
利记sbo承认，大学的政策可能无法预料到可能出现的每一个问题. 因此，大学保留就本政策的执行作出合理和相关决定的权利. 所有这些决定都必须得到大学官员的批准.e. 总统, 教务长兼学术事务高级副校长, 财务副总裁, 负责学生生活和招生管理的高级副总裁, 或法律事务副总裁兼总法律顾问).
资源/问题:
欲了解更多信息，请联系 利记sbo服务台 或者是 人力资源厅.
另请参阅大学负责使用大学计算资源和用户帐户政策.
请注意，其他利记sbo的政策可能适用或与此政策相关. 如果需要查询相关策略，请使用在线策略手册中的“关键字查询”功能.
电子邮件是Utica大学在Utica大学正常业务活动中唯一接受的官方电子通信机制. 所有教师, 工作人员, 以及隶属于尤蒂卡的学生, 包括大学的学术合作伙伴和辅助员工, 是否需要将他们的Utica大学电子邮件帐户与大学认可的学习管理中的任何通信系统一起使用, 学生信息, 或企业资源管理系统与教师的电子邮件通信, 工作人员, 以及可以被视为学生正式学习记录一部分或进行大学业务的学生.
所有由利记sbo教职员工发起的电子邮件信息, 以及对询问的回应, 必须包含名称, title, 办公室的位置, 电话号码, 无论电子邮件帐户是否为个人(e.g., sampleuser@尤蒂卡.(Edu)或系(e).g., sampleoffice@尤蒂卡.edu), 不管回复是来自个人电脑还是智能手机, 平板电脑, 或其他非pc设备.
被分配到利记sbo电子邮件帐户的个人强烈建议不要使用利记sbo电子邮件地址进行非大学业务或与大学无关的社交媒体帐户. 例如TIAA和银行账户或脸谱网和推特账户.
大学拥有所有的电子邮件帐户. 根据适用的法律和大学政策，受基本版权和其他知识产权的约束, 大学还拥有使用大学电子邮件帐户传输或存储的数据.
注意:利记sbo承认还有其他与教师沟通的机制, 工作人员, 和学生, 包括手机, 发短信, 以及私人谈话. 然而, 保护大学的安全, 批准的电子邮件系统也必须用于记录信息，这些信息可能被视为学生正式学术记录的一部分，并且可能在以后的日期被大学需要. 例如，通知学生他们没有取得足够的学业进步，或要求澄清有关规定.
对于教职员来说, 本政策不禁止使用教科书配套系统或用于支持学习经验的商业网站. 然而, 确保符合文件保存要求，并确保为教师和学生提供全天候支持, 只有经批准的学习管理和学生信息系统才会得到大学综合信息技术服务的支持.
例外:
本政策不适用于通过以下定义的大学认可供应商的通信服务与学生的通信.
大学的学术合作伙伴的员工和辅助员工谁不直接与教师和学生沟通可以, 得到了利记sbo官员的许可, 不受这项政策的约束.
大学使用可能产生电子邮件的紧急警报系统, 文本, 和其他需要与大学社区成员广泛沟通的信息, 这些警报不受此政策的约束.
范围:
此策略适用于具有活动电子邮件帐户的任何用户，包括, 但不限于, 利记sbo教员, 工作人员, 学生, 校友, 退休后, 学术合作伙伴, 辅助人员, 以及分配给利记sbo电子邮件帐户的非尤蒂卡员工. 参见上面的异常.
政策原因:
This policy is designed to standardize communication channels; permit archiving in accordance with document retention guidelines; ensure that official 利记sbo communications are sent, 收到了, and read in a timely manner; and protect the University’s operations.
定义:
利记sbo邮箱教员通过电子邮件系统, 工作人员, 学生, 和非尤蒂卡员工分配唯一的电子邮件地址，并给予访问利记sbo的电子邮件帐户和相关服务.
Data:就本政策而言, “data”指的是邮件, 未保存到桌面或其他文件存储位置的电子邮件附件, 以及已保存到Google Drive(包括Google Docs)的文件, 表, 幻灯片, 形式, 以及更多)，并因此链接到用户的电子邮件帐户.
垃圾邮件: 为商业活动或个人目的而向大量收件人发送的未经请求的信息.
学习管理系统: 基于网络的软件包，允许在安全的在线环境中管理和交付课程内容.
通用电子邮件帐户: 属于一个部门或一组用户的帐户，而不是属于单个员工的帐户. 示例包括办公室、治理组和委员会的电子邮件帐户.
经理: 具有更改通用帐户密码的授权和权限的个人. 管理员还可以将通用帐户委托给其他人和/或与其他人共享该帐户的登录凭据.
学术合作伙伴: 与利记sbo合作提供在线和混合课程的实体.
辅助员工:签约服务提供商(如书店)的员工, 校园安全, 及设施管理.
供应商: 根据需要与大学有业务往来的公司. 不包括学术合作伙伴或合同服务提供商.
过程:
创建一个Utica大学电子邮件帐户
通过电子邮件帐户可以访问利记sbo的电子邮件系统. 可以为利记sbo的教师创建电子邮件帐户, 工作人员, 和学生, 为大学学术合作伙伴的雇员提供服务, 辅助员工, 对于供应商来说, 只要遵循了适用的流程. 与创建个人Utica大学用户帐户相关的策略和流程, 包括电子邮件帐户, 在用户帐户策略中有描述吗.
一般账户
通用电子邮件帐户的请求应直接到利记sbo帮助台. 每个通用电子邮件帐户必须有一个或多个管理员. 管理员是指定的Utica大学员工，他们将请求创建帐户, 负责检查邮件和/或授权访问权限, 并且有能力更改密码. 被委派的用户没有更改密码的能力, 但可以发送和接收电子邮件的帐户. 因为一般的电子邮件帐户可能有多个用户, 诸如工资单通知之类的个人信息将不会发送到这些地址.
全成分或全球电子邮件
只要有可能，就应该使用早上提通讯系统. 有关意见书的详情，请浏览网页 http://onedrive.tamascandle.net/directory/marketing-and-communications/morning-mention. 校园范围内的个人电子邮件信息保留用于关键和时间敏感的信息. 以下办公室有权通过指定的管理用户发送有关其各自领域的校园范围内的消息:学术事务, 校园安全, 应急管理, 设施管理, 人力资源, 综合资讯科技服务, 总统办公室, 和学生主任办公室.
使用与误用
使用利记sbo电子邮件必须遵守大学的所有政策, 包括负责任地使用大学计算资源, 员工行为准则, 以及学生行为准则. 误用的例子包括但不限于:
- 发送骚扰或歧视性信息
- 将大学电邮用于商业活动或个人目的
- 使用电子邮件向大学或非大学资源发送垃圾邮件
- 更改电邮地址, 显示名称, 或消息正文来歪曲发送者或消息的目的
- 改变, 禁用, 干扰, 或绕过大学电子邮件或全球电子邮件服务的任何方面
- 将电子邮件用于任何恶意的、非法的、侵入性的、侵权的、诽谤的或欺诈的目的
- 测试或逆向工程电子邮件服务，以找到限制, 利用漏洞, 和/或逃避电子邮件过滤功能
- 使用电子邮件违反或违反任何大学的政策
- 使用电子邮件违反或违反任何法律或法规
数据保留
个人有责任保存电子邮件信息，以遵守大学的规定 记录保留策略. 除非账户被合法持有, 电子邮件信息将受到大学电子邮件服务提供商的清除政策的约束, 这可能会不时改变而不另行通知.
在特殊情况下, 通常涉及法律或监管方面的回应, 丢失的电子邮件可以找回, 恢复丢失的电子邮件消息不是正常电子邮件操作的一部分. 恢复丢失邮件的能力取决于许多因素，比如用户的状态, 法定持有通知书, 以及信息被删除的时间. 因此，鼓励Utica电子邮件的用户存档重要的电子邮件消息, 他们都收发电子邮件, 在指定的文件夹中，以避免清除过程，并在必要时方便检索邮件.
目前按照以下时间表清理标准文件夹:
垃圾- 30天(自动操作)
垃圾邮件- 30天(自动操作)
所有其他电子邮件文件夹-保存，直到帐户被删除
通讯安全/私隐
利记sbo试图提供安全, 私人, 和可靠的电子邮件服务，通过遵循良好的信息技术实践. 然而，Utica大学不能保证其电子邮件服务的安全性、隐私性或可靠性. 所有电子邮件用户都应该, 因此, 在使用利记sbo的电子邮件沟通机密或敏感事项时要格外小心.
包含受保护数据(如社会安全号码或详细的健康和财务信息)的电子邮件只能通过加密数据的方法发送. 如果加密不是可用的选项, 用户可以传真, 手交付, 或使用邮政邮件传输受保护的信息. 有关如何传输受保护信息的详细信息, 用户可联络资讯保安署署长.
电子邮件帐户的保留和终止
任何帐户都可能被锁定, 被帐户持有人以外的人访问和/或因违反任何利记sbo政策而删除, 为利记sbo的网络提供更高的安全性, 遵守调查和诉讼要求, 或确保业务连续性. 大学保留锁门的权利, 撤销, 和/或删除任何用户的电子邮件帐户，但不限于以下列出的原因. 这种情况需要事先得到大学校长的批准, 负责法律事务的副总裁, 人力资源办公室, 信息安全总监, 或者他们的设计师. 可向任何列明的个人提出上诉.
在毕业前离开尤蒂卡的学生
被标记为不活跃的学生保留他们的电子邮件和网络帐户一年，以便他们决定返回尤蒂卡时方便沟通, 电子邮件和BannerWeb仍然可以从校外访问. 在一年没有参加学术活动之后, 该等帐户及与该等帐户有关的任何资料将被删除，但具有财务持有的帐户除外.
从Utica毕业的学生(校友)
从利记sbo毕业的学生可以选择更新他们的电子邮件帐户，可以通过点击毕业后从大学发送给他们的电子邮件中的链接来更新. 校友将被要求每六个月更新一次他们的电子邮件帐户. 校友必须遵守所有利记sbo有关使用其电子邮件帐户的政策.g.(负责任地使用大学计算资源)，否则他们的电子邮件权限可能会被取消. 另请参阅用户帐户策略，了解这会如何影响网络驱动器和其他服务. 校友帐户无法访问云存储系统, 包括但不限于Google Drive, 在他们最后一个活跃的学生学期后的250天. 自动发送的电子邮件会提前提醒校友，这样他们就可以按照自己的意愿下载或传输文件.
毕业后一年内未更新电子邮件帐户的校友将收到通知，除非他们更新，否则他们的帐户将在21天内被删除, 除了有财务控制的账户. 一旦停用，校友帐户可根据要求重新激活. 但是，原始学生帐户中的所有数据将被删除.
离开利记sbo的教职员工和辅助员工
除非为配合大学的需要另有安排, 接触教师, 工作人员, 辅助用户账号, 包括所有内容, 自离开学校之日起失效. 确保业务的连续性, 大学可能会在一段时间内保留前雇员提交的电子邮件帐户，以便主管能够访问被暂停的帐户或容纳合法持有. 在电子邮件帐户保持活跃的情况下, 副总统, 院长, 和主管应该批准自动回复发送给离开大学的员工的电子邮件.
副总统, 院长, 批准访问和/或自动响应的主管必须通知人力资源和综合信息技术服务办公室访问和自动响应应保持有效的时间, 最多一年. 另请参阅用户帐户策略，了解这如何影响网络驱动器和其他服务.
教师, 工作人员, Utica大学的学生和在毕业前离开大学的辅助员工在离职时将放弃其用户名和帐户访问权限, 但会收到一个新的用户帐户. 确保保留与课程相关的数据, 学生应在离职前将与课程相关的电子邮件和文件归档到指定的文件夹中，并将课程数据转移到新帐户中. 一旦他们作为雇员离开了大学, 个人可以要求学校将与学生有关的电子邮件转到新帐户, 内部原因, 大学将会这样做. 将与学生有关的电子邮件和通信放在单独的文件夹中有助于促进这一过程. 另请参阅用户帐户策略，了解这会如何影响网络驱动器和其他服务.
教师, 工作人员, Utica大学的毕业生和辅助员工在离职时将放弃其用户名和帐户访问权限和内容. 希望保留Utica帐户的前Utica员工将被分配一个新的用户名，并将获得适当的访问权限. 但是，任何数据或电子邮件都不会转移到新校友帐户中.
从利记sbo退休的教职员工
从大学退休的教职员工, 包括那些被授予荣誉退休资格的人, 可以保留访问其电子邮件帐户的权限, 除非这样做可能会损害业务连续性. 访问将自动扩展, 除非有理由取消访问权限, 如违犯了 负责任地使用大学计算机资源 政策，或确保业务连续性. 大学将每年向退休人员发送一封电子邮件，要求帐户持有人确认他们希望保留帐户. 在某些情况下, 主管可以要求在一段时间内访问退休员工的电子邮件帐户，以确保业务的连续性. 需要主管访问权限的示例包括, 但不限于, 利记sbo与赠款或政府机构(如教育部)之间的沟通, 教师, 工作人员, 在校生和准学生, 还有捐赠者, 供应商, 合作伙伴, 格兰特提供者, 政府机构, 以及其他与利记sbo有业务往来的人.
学术合作伙伴和供应商
为学术合作伙伴或供应商的员工请求帐户的Utica管理员负责定期审查这些帐户，并向帮助台提交请求，要求停用那些不再与Utica大学有关联的帐户. 另请参见用户帐户策略.
终止与修订
在正常情况下, 对资源的访问可能被终止, 锁着的, 或者有下列情形之一的:
- 用户的雇佣关系终止(包括员工和学生工人).
- 用户违反了Utica的《利记sbo》、《利记sbo》或其他政策.
- 用户的工作功能发生变化，不再需要访问某些资源.
- 已到达预定访问时间范围的终点.
- 如上所述，学生在毕业前离开尤蒂卡.
- 大学必须履行法律义务.
- 根据主管的书面要求.
服务变化
更改个人状态可能会导致其帐户立即更改, 无须事先通知.
通知任何系统范围内的更改，以电子邮件服务, 包括更换供应商和注销账户, 将通过Utica大学的电子邮件发送，并至少提前30天通知. 对于未阅读这些通知并未采取行动的用户，Utica大学不承担任何责任.
责任:
这是利记sbo教师的责任, 工作人员, 学生, 学术合作伙伴, 和辅助员工定期检查和回复电子邮件，并使用学校的电子邮件系统处理所有学校的官方事务. 这适用于个人和通用电子邮件帐户. 保护电子邮件和相关数据也是这些个人的责任, 包括避免使用Utica电子邮件处理个人业务，并将重要的电子邮件和数据归档到指定的文件夹中.
这是副总统的责任, 院长, 或批准已离开或退休员工的授权访问和/或自动回复的主管通知人力资源和综合信息技术服务办公室，访问和自动回复应该保持有效多长时间, 最多一年, 并按照人力资源厅决定的离职程序办理.
这是为辅助员工申请账户的个人的责任, 大学学术合作伙伴的雇员, 和供应商定期审查这些账户，并要求停用那些不再与利记sbo有关联的账户.
通用电子邮件帐户的经理有责任定期检查这些帐户，并在不再需要这些帐户时通知IITS.
集成信息技术服务部负责建立和维护启动电子邮件帐户生成的程序化流程, 创建个人和/或通用电子邮件，而不是由自动化程序处理, 并提供访问和/或终止上述电子邮件帐户.
执行:
执行Utica大学的政策是每个政策的“资源/问题”部分列出的办公室或办公室的责任. 负责办公室将联系有关教职员工的适当当局, 学生, 供应商, 或者违反政策的游客.
利记sbo承认，大学的政策可能无法预料到可能出现的每一个问题. 因此，大学保留就本政策的执行作出合理和相关决定的权利. 所有这些决定都必须得到大学官员的批准.e. 总统, 教务长兼学术事务高级副校长, 财务副总裁, 负责学生生活和招生管理的高级副总裁, 或法律事务副总裁兼总法律顾问).
资源/问题:
欲了解更多信息，请联系 利记sbo服务台 或者是 人力资源厅.
另请参阅大学负责使用大学计算资源和用户帐户政策.
请注意，其他利记sbo的政策可能适用或与此政策相关. 如果需要查询相关策略，请使用在线策略手册中的“关键字查询”功能.
| 有效日期: | 03/24/2015 |
| 发布日期: | 03/30/2015 |
| 最后修订日期: | 12/19/2022 |